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12 dicas para descomplicar a Gestão de Operações

Atualizado: 18 de Jul de 2019

Uma série de 12 dicas com muito conteúdo para descomplicar a Gestão de Operações. Ao longo de 12 dias, cada dia vamos publicar um dica de ouro para você gerenciais as operações da sua empresa.

Com estas dicas, você já conseguirá analisar e implementar melhorias na sua empresa.


Dica 1 – INFORMAÇÕES DE PROCESSOS


A dica número 1 não poderia ser outra. O primeiro passo para implementar qualquer melhoria é obter as informações dos seus processos. Então pegue papel e caneta e comece pelo mapeamento das rotinas e atividades da empresa.


O que? No dia-a-dia todas as empresas desenvolvem inúmeras atividades rotineiras, que levam a produção de produtos e serviços. E é apenas obtendo informações sobre estes processos é que você conseguirá analisar e melhorar.


Como? O primeiro passo é realizar o mapeamento das rotinas organizacionais. Depois, reúna a equipe para discutir estas rotinas e identificar qual a cadeia de valor para a empresa. Faça as melhorias, implemente e meça os resultados. Por fim, padronize as melhorias aplicadas, transformando em manuais ou procedimentos para a equipe.


Por que? A partir da análise das informações obtidas dos processos, é possível gerar um ciclo de melhoria contínua, melhorando a eficiência, reduzindo custos e garantindo padronização.

Dica 2 – APOIO DA ALTA DIREÇÃO


“Manda quem pode, obedece quem tem juízo”. Já ouviu esta frase?

A implementação de melhorias não pode ser de responsabilidade exclusiva dos executores e colaboradores da empresa.


O que? Para gerenciar as operações de forma a incrementar produtividade e assertividade, é necessário que estas diretrizes estejam alinhadas com as estratégias da empresa, e, portanto, com o apoio declarado da alta direção da empresa. A Gestão de Operações incide muitas vezes em mudanças nos processos. E mudanças geralmente geram resistência por parte dos colaboradores, principalmente quando existem muitos colaboradores antigos.


Como? A alta direção deve participar ativamente das mudanças, assumindo uma liderança pelo exemplo, e dessa forma, ajudando na conscientização de todos da organização. O ideal é que em toda ação de melhoria devem ser envolvidos os três níveis hierárquicos – estratégico, tático e operacional.  


Por que? A Alta Direção se envolvendo diretamente, as mudanças necessárias ocorrem, e assim a excelência nos processos é promovida.


Dica 3 – ESTABELEÇA PADRÕES E PROCEDIMENTOS


É a hora de executar exatamente o que a empresa promete ao cliente!


O que? Os procedimentos, são documentos que descrevem cada etapa de execução das atividades que geram valor para a empresa, de acordo com as metas estabelecidas. Ou seja, descrevem, principalmente, as rotinas que se ocorrerem falhas, resultam em um alto custo para o negócio. Assim, os procedimentos têm por objetivo padronizar as rotinas e atividades, garantindo que todos na empresa executem da mesma forma. Os procedimentos não podem engessar a operação, e sim direcioná-las.


Como? Após o levantamento de informações do processo (dica 1), deve-se discutir com a equipe e gestão da empresa (dica 2) o melhor caminho de execução (o que gera mais valor ao negócio). Este caminho, etapa por etapa, deve ser descrito como um procedimento e a equipe deve ser devidamente capacitada na execução.


Por que? Efetividade, redução de falhas, ganhos de produtividade por experiência na execução, redução de custos considerando que o melhor caminho de execução será padronizado, clareza na informação para quem executa e segurança ao processo.


Dica 4 – IMPLEMENTAR 5S


Esta é uma dica que vale para a empresa e para a vida! 😊


O que? 5S surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª Guerra Mundial, e é uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organização através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo. 5S significa 5 sensos, que vem de palavras japonesas: Seiri - senso de utilização; Seiton - senso de organização; Seiso - senso de limpeza; Seiketsu - senso de conservação; Shitsuke - senso de autodisciplina.

Como? Para implantação do 5S é necessário seguir os passos:

a) formar um comitê interno;

b) sensibilizar as pessoas;

c) Executar cada “S”:

1º) Seiri (uso): Avaliar os recursos físicos e verificar o que realmente é necessário para o funcionamento dos processos da empresa.

2º) Seiton (organização): Estabelecer uma ordem para os recursos que permanecerem nos ambientes, classificando-os e definindo locais de guarda e uso.

3º) Seiso (limpeza): Tem como objetivo facilitar a limpeza em um ambiente de trabalho. Para isto, ao invés de limpar, antes, é necessário atentar-se ao motivo da sujeira, para assim, atuar preventivamente evitando sujar para eliminar ou, reduzir a necessidade de limpeza. 4º) Seiketsu (conservação): Nesta etapa deve-se padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor visando a conservação da ordem e limpeza estabelecida.

5º) Shitsuke (autodisciplina): Neste último S o objetivo é tornar cultural e costumeiro as ações recomendadas nos sensos anteriores.

Porque? Melhorar a produtividade e promover a redução do desperdício no ambiente organizacional, melhorar a qualidade de vida das pessoas, promover o trabalho em equipe, construir um local de trabalho mas saudável.


Dica 5 – REDUZIR SETUP DE MÁQUINA


Reduzir o setup de máquina significa reduzir o tempo de indisponibilidade de máquina.


O que? Quando a demanda de produção está elevada, reduzir o tempo de ajustes e de máquina parada podem fazer uma grande diferença na produtividade.


Como? O primeiro passo é realizar um mapeamento do processo junto com a medição de tempo de cada etapa (dica 1). A partir do mapeamento, deve-se realizar uma análise crítica do setup de cada equipamento (dica 2). É possível reduzir o setup de máquina, por exemplo, através de uma análise de layout, mudando o posicionamento de ferramentas e incorporando dispositivos que proporcionam menor tempo de setup. A próxima etapa é registrar todas as mudanças em um documento e capacitar os colaboradores (dica 3).


Por que? Aumentar a capacidade produtiva produzindo mais com menos tempo; redução do custo de produção; melhoria do tempo de resposta a mudanças de demanda, pois os ajustes de máquina serão executados mais rápido.


Dica 6 – COMUNICAÇÃO OU CONTATO COM A EQUIPE


Quantos problemas do dia-a-dia são decorrentes da falta de comunicação?


O que? Para melhor gerenciar as operações da empresa, é imprescindível estar próximo a equipe e comunica-se corretamente. Colaboradores treinados e informados engajam-se muito mais e colaboradores motivados significam clientes bem atendidos e processos bem realizados. Toda a empresa deve investir na comunicação interna. Mesmo empresas pequenas, em que a estrutura de pessoas é enxuta, devem estabelecer um padrão para otimizar a comunicação interna.


Como? É importante que cada colaborador compreenda a sua importância para a empresa e para os processos. Comunicação requer ser bom comunicador e bom ouvinte. Assim, estimule que os gestores da sua empresa sejam mais do que chefes, mas líderes dispostos a dialogar. Estabeleça uma estrutura de comunicação interna, definindo um canal oficial de comunicação para assuntos gerais e uma rotina mais próxima com a equipe para assuntos específicos e esclarecer dúvidas. Por exemplo: Utilize e-mail ou os murais para as comunicações gerais e faça pequenas reuniões diretas com a equipe para assuntos específicos e esclarecer dúvidas. Você pode realizar reuniões diárias e curtas de cerca de 10 min ou reuniões semanais de até 1 hora.


Por que? Estimular e engajar a equipe, evitar rumores, encontrar soluções para problemas e atingir resultados mais rapidamente.


Dica 7 – DEFINA INDICADORES DE DESEMPENHO


Para melhorar, é preciso medir.


O que? Os indicadores, também chamados de KPI, são métricas que quantificam o desempenho da empresa de acordo com os objetivos definidos no planejamento estratégico.


Como? Para conseguir medir o seu processo, é preciso primeiro definir de forma clara os objetivos com base na meta a ser alcançada. A seguir algumas sugestões de indicadores:

a) Indicadores de produtividade: hora/colaborador; unidades/máquina.

b) Indicadores de custo: custo/unidade; despesas.

c) Indicadores de qualidade: satisfação do cliente; número de reclamações.

d) Indicadores de venda: tíquete médio; faturamento.


Por que? A partir da medição de desempenho, é possível monitorar a evolução dos resultados da empresa, utilizar como referência para tomadas de decisão e definição de melhorias nos processos.


Dica 8 – GERENCIAR OS CUSTOS


Seguindo na linha de que você só consegue controlar o que é medido, vamos falar de gestão de custos. Toda empresa possui custos, gerenciar custos significa olhar de forma inteligente para os gastos da empresa. Você sabe quanto custa a produção de uma unidade do seu produto? Ou, quanto custa uma hora do seu serviço?


O que? Para gerenciar bem as operações da empresa, é necessário ter clareza de todos os custos envolvidos em cada operação. Com essa informação, você consegue identificar a rentabilidade de cada produto/serviço, por exemplo, ou ainda, optar em deixar de produzir um produto ou serviço que não é rentável para o negócio.


Como? Planilha! 😊 Isso mesmo, nada que uma boa planilha não resolva. Inicialmente faça o levantamento de todos custos da empresa (diretos e indiretos). A seguir, faça a distribuição destes custos por produto/serviço ou família de produto/serviço. Divida os custos por unidade produzidas ou horas de trabalho de cada operação. Com isso, já será possível dimensionar o custo da operação. Se a sua empresa possui algum sistema de gestão, alimente-o corretamente e faça a análise dos relatórios.


Por que? Ao gerenciar os custos é possível tomar decisões com maior clareza; aumentar a margem de lucro (considerando que ao medir, você pode reduzir os custos); compreender como os custos interferem na definição do valor de venda; conhecer a realidade do negócio.


Dica 09 – RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES


Já parou para pensar nos benefícios de trabalhar com um bom fornecedor?


O que? Gerar um relacionamento de longo prazo com os seus principais fornecedores proporciona um sucesso maior no recebimento de mercadorias para o seu processo, de forma a atender a demanda de clientes.


Como? Estabeleça um ‘programa de fornecedores’, definindo critérios para avaliar o desempenho dos seus fornecedores e estabelecer métricas de desenvolvimento. É bastante comum, iniciar com um questionário, onde são avaliados os itens como: qualidade na prestação do serviço, agilidade na entrega, disponibilidade de produto, flexibilidade, preço, certificações do fornecedor, localização, etc. Aplicando este tipo de questionário, é possível verificar que os fornecedores que apresentarem maior pontuação são os mais adequados para atender a sua empresa e ainda, oportunizar a chance de melhorias aos fornecedores que apresentaram baixa pontuação. Uma outra estratégia interessante, é realizar visitas ao fornecedor, para melhor compreendê-lo e ajudar no desenvolvimento de parceria.


Por que? Um relacionamento de longo prazo com o fornecedor, geralmente resulta em: cumprimento de prazos, garantia de fornecimento dos itens necessários, redução de falhas, preço mais competitivo e segurança ao seu processo.


Aguarde as próximas dicas... :)



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