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Padronização de processos: entre a otimização e a burocracia

Não é difícil ouvir pessoas dizendo que a padronização dos processos e os seus respectivos registros ampliam a burocracia, e que “atrapalham” a rotina.


A burocracia, retoma o conceito dos trabalhos engessados, nada flexíveis, que atrasam a execução de uma atividade. A padronização dos processos, não pode ser entendida como burocracia. Se assim está sendo vista pela equipe, algo está errado na implantação. Quantos projetos ou atividades passam por retrabalhos por erros de execução? O segredo está no adequado mapeamento, e a correta aplicação dos procedimentos de acordo com a realidade e o porte da empresa para que possa gerar a otimização esperada. Até mesmo, os métodos ágeis, se mal implementados podem burocratizar a operação e não gerar os resultados esperados.


Ao implementar padronização, devemos questionar a utilidade de cada documento implementado. Documentos em excesso ou que não fazem sentido para o processo e para a equipe, geram desmotivação e não otimizam a operação. Fazendo com que os reais benefícios não sejam percebidos. Os processos devem ser mapeados e implementados de acordo com uma realidade esperada. Exceções, quando conhecidas, também podem ser consideradas. Entretanto, mudanças requerem uma revisão do mapeamento e seus procedimentos. Portanto manter os processos atualizados de acordo com a realidade do negócio, faz toda a diferença. A manutenção de processos está diretamente vinculada a otimização e melhoria contínua. Processos que nunca são revisados, geram burocracia e não mais a padronização (e muito menos a otimização). Ter conhecimento do histórico de problemas, objetivos claros e definidos, são pontos de partida para o sucesso. A padronização e os documentos pertinentes precisam ser implementados de forma coerente, através dos meios adequados, com aderência ao propósito e porte do negócio e, principalmente fazer sentido a todos os envolvidos.


Assim, é importante capacitar as pessoas para que desenvolvam uma visão sistêmica de processos, para que todos possam analisar e questionar os documentos implementados. Em outras palavras, é importante envolver a equipe nas melhorias processuais, isso gera engajamento! Além disso, gerar indicadores, é fundamental para mensurar os ganhos. Dessa forma é possível visualizar os benefícios do esforço gerado para manter os processos em dia. Por fim, padronizar processos e equipes altamente engajadas é resultado de maturidade com as ferramentas selecionadas. Burocracia e procedimento têm diferença clara. Quando o objetivo é bem compreendido por todos, a equipe passa por capacitações e os benefícios são comunicados, desistir não é uma solução.

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